Buchführung für Gründer

Buchführung ist die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens – lückenlos, zeitlich und sachlich sortiert mithilfe von Belegen. So viel zu einer ersten Definition. Doch wie führen Sie als Jungunternehmer Buch und zwar fehlerlos und vorschriften-konform? Wir haben die Antworten auf 5 typische Fragen zusammengetragen, die sich rund um die Buchführung für frisch gegründete Firmen stellen.

Inhaltsübersicht

Was gehört zur Buchführung – und was meint der Begriff Buchhaltung?
Was hat die Finanzbuchführung zum Ziel?
Einfach oder doppelt – welche Art der Buchführung ist die richtige?
Wie gehen Sie als Existenzgründer die einfache Buchführung an?
Wie starten Sie als Jungunternehmer die doppelte Buchführung?

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1. Was gehört zur Buchführung – und was meint der Begriff Buchhaltung?

Wenn Sie sich als Jungunternehmer erstmals informieren, wie Sie „ordentlich“ Buch führen, sind Sie häufig mit einem undurchsichtigen Begriffsdschungel konfrontiert. Buchhaltung, Rechnungswesen, Buchführung – viele Worte werden fälschlicherweise synonym verwendet oder aufwändig abgegrenzt. Deshalb finden Sie hier eine kurze und einfache Erläuterung:

Betriebliches Rechnungswesen: dient der Dokumentation, Kontrolle, Planung, Information für Gesellschafter und Gläubiger und als Steuerbasis. Dabei unterscheidet man zwischen dem internen und externen Rechnungswesen.
Buchhaltung: meint die Mitarbeiter (Buchhalter genannt) eines Unternehmens, die für die Buchführung zuständig sind. Somit heißt auch die Abteilung „Die Buchhaltung“ oder „das Rechnungswesen“, die mit der Aufgabe der Buchführung betraut ist.

Buchführung: ist ein wesentliches Teilgebiet des betrieblichen Rechnungswesens. Als Buchführung wird in erster Linie die Finanzbuchführung (kurz Fibu) eines Unternehmens bezeichnet. Die Buchführung gehört zum externen Rechnungswesen, weil sie an Adressaten außerhalb des Unternehmens wie an das Finanzamt, Gesellschafter und Kreditgeber gerichtet ist und hier handelsrechtliche und steuerrechtliche Vorschriften gelten.

2. Was hat die Finanzbuchführung zum Ziel?

Schon im ersten Geschäftsjahr ist die Finanzbuchführung für Sie von höchster Bedeutung, denn damit sollen folgende Ziele erreicht werden:

Die saubere Finanzbuchführung ist nicht nur für Ihr eigenes einfacheres Wirtschaften wichtig, auch Behörden, Gerichte und Wirtschaftsprüfer müssen jederzeit Zugang zu Ihren lückenlos geführten Büchern haben und diese einfach nachvollziehen können. So setzt das Finanzamt auf Basis der Ergebnisse Ihrer Finanzbuchführung die Höhe der Steuern fest. Daher gelten gesetzliche Vorschriften, welche Art der Buchhaltung Sie führen müssen.

Bankkredite und staatliche Fördermittel können Ihnen in Ihrer Gründungsphase und darüber hinaus finanziell aushelfen. In der Regel reichen Sie bei den Kreditgebern Ihren Businessplan ein, in dem auch Ihre Pläne zur Finanzierung enthalten sind. Ihre konkreten Möglichkeiten der Unternehmensfinanzierung können Sie direkt online und ganz individuell für Ihr gewerbliches Projekt über unseren kostenlosen Finanzierungsrechner prüfen. Noch aussagekräftiger für Ihre Argumentation in Investoren-Gesprächen sind aktuelle Unternehmenszahlen – zum Beispiel dazu, wie es in den ersten drei Monaten nach Ihrer Existenzgründung finanziell läuft.

Zudem haben Sie einen Finanzplan für Ihr Start-up ausgearbeitet, der nun aufgehen soll – mithilfe der Finanzbuchführung haben Sie stets einen aktuellen Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen. Und nach Ihrem ersten Jahresabschluss können Sie die Zahlen nutzen, um das erste Geschäftsjahr und Ihre Erfolge zu bewerten und Ziele für das kommende zu stecken.

Mithilfe der Finanzbuchführung ermöglichen Sie auch, dass Sie rückblickend die Entwicklung Ihres Start-ups nachvollziehen können. Falls Sie später einmal Ihr Unternehmen verkaufen möchten, sind die Ergebnisse Ihrer Buchführung zur Wertbestimmung sehr wichtig.

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3. Einfach oder doppelt – welche Art der Buchführung ist die richtige?

Stehen Sie als Existenzgründer erst kurz auf eigenen Füßen, sind die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen (noch) überschaubar. Daher eignet sich aller Wahrscheinlichkeit nach die einfache Buchführung, um Ihre Finanzen übersichtlich aufzustellen. So können Sie als Freiberufler bei der einfachen Buchführung bleiben.

Früher oder später – wenn Sie zum Beispiel mehrere Mitarbeiter beschäftigen, Großaufträge haben und viele Posten an Einnahmen und Ausgaben haben – ist die doppelte Buchführung mitunter die strukturiertere Variante. So können Sie sich freiwillig für diese Art der Buchführung entscheiden.

Keine Wahl, sondern eine Pflicht zur doppelten Buchführung betrifft Sie, wenn Sie

als Kaufmann/frau im Sinne des Handelsgesetzbuchs gelten, also ein Handelsgewerbe betreiben (§1 HGB)
Ausnahme: Wenn Sie als Einzelkaufmann/frau in zwei Geschäftsjahren hintereinander nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss haben, sind Sie von der Buchführungspflicht befreit, wie das Bürokratieentlastungsgesetz regelt.
eine Kapitalgesellschaft – sprich eine GmbH oder AG – eröffnen

Folglich unterliegen Sie auch der Buchführungspflicht, wenn Sie sich als Freiberufler für eine der genannten Rechtsformen entscheiden und somit ein Handelsregistereintrag verpflichtend ist oder wenn Sie Ihr Unternehmen freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen.

4. Wie gehen Sie als Existenzgründer die einfache Buchführung an?

Möchten Sie als Existenzgründer die Organisation Ihrer einfachen Buchführung neu aufbauen, sind das die ersten Schritte:

Sammeln Sie alle Rechnungsbelege und nummerieren Sie die Dokumente.
Legen Sie sich einen ersten Ordner für Kunden-Rechnungen an.
Legen Sie sich einen zweiten Ordner für Lieferanten-Rechnungen an.

Besorgen Sie sich im Schreibwarenhandel ein Kassenbuch zur Buchführung oder laden Sie sich eine einfache Buchhaltungssoftware herunter.
Beginnen Sie, im Kassenbuch die Beträge in Rubriken beziehungsweise Konten einzutragen.

Nun geht es an die eigentliche Finanzbuchführung: Schreiben Sie Ihre Einnahmen – durch Warenverkäufe, Honorare, Provisionen etc. – nieder. Erfassen Sie auch Ihre Ausgaben, unter anderem was Sie für die Neuanschaffung Ihres Inventars und die Büromaterialien, Miete etc. bezahlen.

Dabei wichtig: Für die einfache Buchführung gilt das sogenannte Zufluss- und Abschluss-Prinzip. Das bedeutet, dass der Zeitpunkt der Zahlung entscheidend ist, nicht etwa das Rechnungsdatum. Das System kann jedoch nicht stur angewendet werden. Sondern es gibt zahlreiche Ausnahmen wie zum Beispiel die 10-Tages- oder die Sammelposten-Regelung, die für die Buchführung zu beachten sind. Zudem werden in der einfachen Buchführung – anders als in der doppelten – das Betriebsvermögen (wie in Form von Maschinen) und die -schulden nicht erfasst.

Die vereinfachte Buchführung wird mit einer sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausgewertet. Ergibt die Differenz von Einnahmen und Ausgaben ein Plus, ist dies Ihr zu versteuernder Gewinn, den Sie in Ihrer Steuererklärung angeben müssen.

5. Wie starten Sie als Jungunternehmer die doppelte Buchführung?

Das System der doppelten Buchführung (auch Doppik/kaufmännische Buchführung genannt) ähnelt in den ersten Schritten dem der einfachen Buchführung: Sie fangen damit an, Rechnungsbelege systematisch zu verwalten, legen dafür eigens Ordner und Konten zur Buchführung an.

Doch kommt die Bezeichnung der doppelten Buchführung daher, dass jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten erfasst wird. So führen Sie zum einen in Bestandskonten Buch, die wiederum in Aktiv- und Passivkonten unterteilt sind. Hier verzeichnen Sie unter anderem die Geschäftsvorfälle zu Maschinen, Fuhrpark, Bank, Kasse und Verbindlichkeiten. Zum anderen dokumentieren Sie zum Beispiel die Miete, Personalkosten und Umsatzerlöse in Erfolgskonten, genauer in Aufwands- und Ertragskonten.

Dabei hat jedes Konto links eine Soll- und rechts eine Haben-Seite: Auf welcher Seite die Mehrungen und auf welcher Seite die Minderungen erfasst werden, hängt von der Kontenart ab. Im Soll werden zum Beispiel Betriebsausgaben und im Haben werden unter anderem Verkaufserlöse gebucht.

Achten Sie auf gesetzlich geregelte Grundsätze der Buchführung!

Wenn Sie Buch führen, dürfen Sie die gesetzlich geregelten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht außer Acht lassen. Unter anderem ist die Belegpflicht für Sie relevant: Keine Buchung ohne Beleg! Auch bestehen für Ihre Dokumente zur Buchführung bestimmte Aufbewahrungsfristen, an die Sie sich halten müssen. Ihre Bücher zur Buchführung müssen Sie zum Beispiel zehn Jahre lang aufbewahren.

Weiterführende Informationen zur den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff finden Sie im Leitfaden GoBD in der Praxis von Lexware.

Wenn Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen Sie zum Ende des Geschäftsjahres Ihren Jahresabschluss – das heißt eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung – erstellen: In der Bilanz stellen Sie dar, wie Sie Ihre finanziellen Mittel eingesetzt haben (beispielweise für Maschinen) und woher die Mittel kommen (aus dem Eigenkapital oder Fremdkapital, letzteres zum Beispiel von Banken). In der Gewinn- und Verlustrechnung zeigen Sie auf, welchen Gewinn beziehungsweise Verlust Ihr Unternehmen gemacht hat. Dies erfolgt über die Buchungen auf den Aufwands- und Ertragskonten.

Gut zu wissen!

Die doppelte Buchführung ist mit viel Arbeit und Aufwand verbunden und erfordert Fachwissen, um eigene Fehler und Ärger mit den Behörden zu vermeiden. Häufig beauftragen Unternehmer externe Firmen. Wenn Sie sich die Kosten für einen Steuerberater oder ein Buchführungsbüro sparen möchten, können Sie sich bei Ihrer zuständigen Kammer Experten-Tipps holen und einen Buchführungskurs machen. Auch online sind zahlreiche Tutorials zur Buchführung verfügbar, die Sie kostenlos nutzen können – zum Beispiel die Erklärvideos und Übungen zur Buchführung der Online-Plattformen Buchhaltung-lernen.com oder Rechnungswesen-verstehen.de.

Autorin: Barbara Schweigert, Stand: 25.01.2019