So einfach meistern Sie die Betriebsprüfung als Gründer

Im Zuge der Betriebsprüfung – auch Außenprüfung genannt – kontrolliert Ihr zuständiges Finanzamt die Betriebseinnahmen und -ausgaben Ihres Jungunternehmens sowie die erklärten Gewinne aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Damit soll festgestellt werden, ob Ihre Angaben bei der Steuererklärung richtig waren und Sie nicht zu wenige oder zu viele Steuern bezahlt haben. Gesetzlich ist die Betriebsprüfung in § 194 der Abgabenordnung verankert.

Im Jahr 2019 wurden laut einem Bericht des Bundesfinanzministeriums 181.345 Betriebe geprüft, darunter 94.521 Klein- und Kleinstbetriebe. Insgesamt mussten rund 15,2 Milliarden Euro zurückgezahlt werden.

Der Prüfer teilt Ihnen durch eine schriftliche Prüfungsanordnung mit, dass eine Betriebsprüfung durchgeführt wird. In diesem Schreiben kündigt er Ihnen außerdem an, welcher Steuerbereich (zum Beispiel Umsatzsteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftssteuer) und welcher Zeitraum (gewöhnlich die letzten drei Jahre) genau geprüft werden.

Es kann auch vorkommen, dass er Sie vorab telefonisch kontaktiert, um einen Termin zu vereinbaren und den Prüfungsort (in der Regel Ihre Betriebsräume) zu bestimmen. Nehmen Sie nach diesem Telefonat beziehungsweise nach Erhalt der Prüfungsanordnung umgehend Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf.

In der Zeit zwischen Telefonat und schriftlicher Prüfungsanordnung haben Sie noch die Möglichkeit, sich selbst beim Finanzamt anzuzeigen, sollten Sie bei Ihrer Steuererklärung etwas vergessen oder verschwiegen haben. Zwar müssen Sie trotzdem Ihre Steuer nachzahlen. Dafür bleiben Sie straffrei.

Ihren Steuerberater haben Sie über die bevorstehende Betriebsprüfung informiert? Dann geht es nun daran, Ihre Unterlagen zu sortieren und auf Vollständigkeit zu prüfen. Wenn Sie Ihre Betriebsinformationen digital abspeichern beziehungsweise Ihre Buchführung digital stattfindet, sind Sie dazu verpflichtet, dem Prüfer Ihre Daten digital zur Verfügung zu stellen.

Der Prüfer wird alle Unterlagen und Daten mit Sorgfalt und einer speziellen Prüfungssoftware kontrollieren. Während der Betriebsprüfung stehen Sie in der sogenannten Mitwirkungspflicht. Das bedeutet, dass Sie Ihrem Prüfer alle relevanten Unterlagen sowie bei Bedarf Ihr EDV-System zur Verfügung stellen müssen.

Außerdem sollten Sie sich kooperativ verhalten und die Fragen des Betriebsprüfers nach bestem Wissen beantworten. Bei kritischen oder schwierig zu beantwortenden Fragen des Prüfers beraten Sie sich besser kurz mit Ihrem Steuerberater – so vermeiden Sie versehentlich falsche Angaben oder unbedachte Äußerungen, die zum Problem werden können.

Die Schlussbesprechung dient dazu, die Feststellungen des Betriebsprüfers zu erörtern und ist grundsätzlich nach § 201 Abs. 2 der Abgabeordnung vorgeschrieben. Hier können strittige Punkte diskutiert und bestenfalls geklärt werden. Wenn der Prüfer keine Mängel feststellt oder Sie freiwillig darauf verzichten, muss das Abschlussgespräch nicht durchgeführt werden. Sollte er Kleinigkeiten zu beanstanden haben, so findet das Gespräch oftmals im Anschluss an die Betriebsprüfung statt.

Gibt es jedoch größeren Gesprächsbedarf, wird der Prüfer einen Termin an einem anderen Tag festlegen. Er ist dazu verpflichtet, Ihnen diesen mindestens eine Woche zuvor mitzuteilen, damit Sie sich ausreichend vorbereiten können. Beantragen Sie hierfür eine schriftliche Auflistung der Feststellungen und besprechen Sie diese mit Ihrem Steuerberater.

Im Prüfungsbericht dokumentiert der Prüfer alle Feststellungen, die er gemacht hat sowie die daraus resultierenden Änderungen Ihrer Besteuerungsgrundlagen. Sind Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden oder haben Sie in der Zwischenzeit Unterlagen gefunden, die die Feststellung des Prüfers entkräften können, können Sie gegen Ihren neuen Steuerbescheid Einspruch einlegen.

Einwendungsfrist: Sie können und sollten eine Einwendungsfrist von zwei bis vier Wochen beantragen, bevor Sie den Prüfungsbericht zugeschickt bekommen. So haben Sie ausreichend Zeit, um zu überprüfen, ob der Bericht mit den getroffenen Einigungen der Abschlussbesprechung übereinstimmt.