Diese 9 Dinge können Selbstständige von der Steuer absetzen

Das häusliche Arbeitszimmer ist für viele Selbstständige zur beruflichen Notwendigkeit geworden. Doch welche Kosten können Sie dafür eigentlich steuerlich geltend machen? Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab, die im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt sind.

Wann können Sie Ihr Arbeitszimmer absetzen?

Grundsätzlich können Sie Ihr Arbeitszimmer dann absetzen, wenn es der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit ist. Das bedeutet, dass Sie Ihr Arbeitszimmer regelmäßig und überwiegend für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen.

Welche Kosten sind absetzbar?

Sind die Voraussetzungen erfüllt, können Sie folgende Kosten als Werbungskosten geltend machen:

• Miete: Ein angemessener Anteil der Miete, wenn Sie Ihr Arbeitszimmer in einer gemieteten Wohnung haben.
• Nebenkosten: Heizkosten, Stromkosten, Wasserkosten, die auf das Arbeitszimmer entfallen.
• Abschreibungen: Für Einrichtungsgegenstände, die Sie angeschafft haben, können Sie Abschreibungen geltend machen.
• Reparaturen: Kosten für Reparaturen am Arbeitszimmer.

Die Homeoffice-Pauschale als Alternative

Seit dem Jahr 2020 gibt es für Arbeitnehmer und Selbstständige die Möglichkeit, eine Homeoffice-Pauschale zu nutzen. Diese Pauschale beträgt seit 2023 6 Euro pro Tag an dem Sie ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet haben, maximal jedoch 1.260 Euro pro Jahr.

Alles, was Sie für Ihre Büroarbeit benötigen, können Sie in der Regel als Betriebsausgabe absetzen.

Das umfasst:

• Schreibwaren: Kugelschreiber, Bleistifte, Papier, Ordner, Hefter
• Verbrauchsmaterialien: Druckerpatronen, Tinte, Toner
• Software: Buchhaltungssoftware, Office-Pakete, Virenschutzprogramme
• Büromaterial: Post-its, Haftnotizen, Locher, Hefter

Tipp: Bewahren Sie alle Rechnungen für Ihren Bürobedarf auf. So können Sie im Falle einer Betriebsprüfung leicht nachweisen, welche Ausgaben Sie hatten.

Als Selbstständiger können Sie die Kosten für geschäftlich genutzte Fahrten mit Ihrem Fahrzeug steuerlich absetzen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, abhängig vom Umfang der geschäftlichen Nutzung:

Zuordnung zum Betriebsvermögen: Bei überwiegend geschäftlicher Nutzung (mehr als 50 %) können Sie das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuordnen. Sämtliche Kosten wie Kraftstoff, Reparaturen und Versicherungen sind als Betriebsausgaben absetzbar. Private Fahrten müssen hingegen als fiktive Einnahmen versteuert werden, oft mithilfe der 1 %-Regelung oder eines Fahrtenbuchs.

Privatnutzung mit Kilometerpauschale: Nutzen Sie das Fahrzeug überwiegend privat und weniger als 50 % geschäftlich, bleibt es im Privatvermögen. Für die betrieblichen Fahrten können Sie eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen.

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter? Unter dem Begriff werden alle beweglichen Gegenstände zusammengefasst, die Sie längerfristig benutzen, die selbständig nutzbar und die nicht zum Verkauf bestimmt sind. Das können beispielsweise Werkzeuge, Büromöbel, Laptops oder auch die Kaffeemaschine sein. Dabei dürfen die Gegenstände in der Anschaffung nicht mehr als 800 Euro netto kosten. Je nachdem, wie viel Sie für die einzelnen Anschaffungen tatsächlich ausgegeben haben, haben Sie drei Möglichkeiten zur steuerlichen Abschreibung:

• GWGs bis 250 Euro sind sofort als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar und werden buchhalterisch als Aufwand erfasst.
• GWGs zwischen 250,01 Euro und 800 Euro können im Jahr der Anschaffung entweder einzeln und sofort als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt oder zu einem Sammelposten zusammengefasst (Abschreibung über 5 Jahre) werden. In diesem Fall haben Sie eine Aufzeichnungspflicht und müssen ein Verzeichnis mit folgenden Angaben führen: Datum Kauf, Kaufpreis & Bezeichnung. Die GWGs sind zu aktivieren (Inventarverzeichnis) mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr und werden somit im Jahr der Anschaffung wieder komplett abgeschrieben. Wirtschaftsgüter über 800 Euro werden dann ins Anlagevermögen aufgenommen und entsprechend ihrer Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA- Tabellen des Bundesfinanzministeriums).
• GWGs zwischen 250,01 bis 1.000 Euro können alternativ in einem Sammelposten zusammengefasst und dieser Sammelposten mit einer Laufzeit von 5 Jahren abgeschrieben werden. Wird von dem Wahlrecht des Sammelpostens Gebrauch gemacht, dann entfällt die Sofortabschreibung von einzelnen GWGs bis 800 Euro.

Die steuerliche Behandlung von Geschenken an Geschäftspartner und Mitarbeiter unterliegt bestimmten Regeln.

Geschenke an Geschäftspartner

• Höchstbetrag: Ab dem 1. Januar 2024 dürfen Sie Geschenke an Geschäftspartner bis zu einem Wert von 50 Euro pro Person und Jahr als Betriebsausgaben absetzen. Bis Ende 2023 lag dieser Wert noch bei 35 Euro.
  
• Belege: Für Geschenke ab einem Wert von 10 Euro müssen Sie Aufzeichnungen über den Empfänger, den Anlass und den Wert des Geschenks führen.
  
• Pauschalversteuerung: Bei Geschenken, die bei den Empfängern zu steuerpflichtigen Einnahmen führen würden, können Sie eine Pauschalversteuerung von 30% des Wertes wählen.

Geschenke an Mitarbeiter

• Höchstbetrag: Bis zu 60 Euro pro Mitarbeiter und Jahr können Sie als Sachbezug steuerfrei gewähren. Dies gilt für Gelegenheitsgeschenke wie Geburtstags- oder Weihnachtspräsente.
  
• Über 60 Euro: Übersteigt der Wert 60 Euro, wird der gesamte Wert des Geschenks als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt.
  
• Betrieblicher Bezug: Geschenke müssen einen betrieblichen Bezug haben und dürfen nicht regelmäßig erfolgen.
  
  Mehr Informationen über Geschenke für Mitarbeiter finden Sie in diesem Blogartikel.

Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, können Sie die entstandenen Kosten in der Regel als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Die genauen Regelungen sind im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt.

Zusammensetzung der Reisekosten

Die Reisekosten setzen sich im Wesentlichen aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Fahrtkosten: Für die An- und Abreise können Sie folgende Pauschalen absetzen:

• Pkw: 30 Cent pro gefahrenem Kilometer
• Öffentliche Verkehrsmittel: Die tatsächlichen Kosten (z.B. Zugfahrkarten)

Übernachtungskosten: Hotelkosten, inkl. Frühstück, können in voller Höhe abgesetzt werden.

Verpflegungspauschalen:

• 1 Tag ohne Übernachtung: 14 Euro
• Mehrere Tage: 28 Euro pro Tag (für An- und Abreisetage jeweils 14 Euro)
• Gemeinsame Geschäftsessen: Kosten für gemeinsame Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern können in voller Höhe abgesetzt werden.

Reisenebenkosten: Zu den absetzbaren Reisenebenkosten zählen beispielsweise Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung, Telefonkosten und Trinkgelder. Diese Ausgaben sollten mit Belegen dokumentiert werden.

Möchten Sie Ihr Wissen erweitern oder neue Fähigkeiten erlernen? Als Selbstständiger oder Freiberufler können Sie viele Kosten für Ihre berufliche Weiterbildung von der Steuer absetzen.

Welche Kosten sind absetzbar?

• Kursgebühren: Kosten für Online-Kurse, Seminare, Workshops oder Präsenzveranstaltungen.
• Lehrmaterialien: Ausgaben für Bücher, Skripte, Fachzeitschriften und spezielle Software.
• Reisekosten: Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung, sofern die Weiterbildung nicht in Ihrer unmittelbaren Nähe stattfindet.
• Prüfungsgebühren: Kosten für Prüfungen, Zertifikate oder andere Nachweise Ihrer Weiterbildung.

Was ist nicht absetzbar?

• Erststudium: Die Kosten für das erste Studium gelten als Grundbildung und sind in der Regel nicht absetzbar.
• Private Weiterbildung: Kurse oder Weiterbildungen, die keinen direkten Bezug zu Ihrer beruflichen Tätigkeit haben.
• Fahrschule: Kosten für den Erwerb eines Führerscheins der Klasse B sind normalerweise nicht absetzbar, es sei denn, der Führerschein ist für Ihre berufliche Tätigkeit erforderlich.

Als Selbstständiger können Sie verschiedene gewerbliche Versicherungen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dazu zählen unter anderem die Betriebshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht und Berufshaftpflicht. Auch Versicherungen wie die Kfz-Versicherung für Dienstfahrzeuge, eine Rechtsschutzversicherung oder eine Elektronikversicherung können absetzbar sein, wenn sie beruflich genutzt werden.

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