Selbstständig als ITler: So gründen Sie erfolgreich Ihre eigene IT-Firma

Wenn Sie überlegen, sich im IT-Bereich selbstständig zu machen, sollten Sie als Erstes überlegen, ob eine selbstständige beziehungsweise freiberufliche Tätigkeit überhaupt das Richtige für Sie ist. Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele Vorteile mit sich. So können Sie Ihre Arbeitszeit selbst einteilen, haben die Möglichkeit, deutlich mehr zu verdienen und können selbst bestimmen, welche Projekte Sie übernehmen möchten. Das klingt zunächst sehr verlockend. Sie sollten aber beachten, dass die gewonnene Freiheit auch mit neuen Herausforderungen und Pflichten einhergeht. Auch müssen Sie sich die Frage stellen, ob Sie die entsprechenden Voraussetzungen für eine Selbstständigkeit mitbringen.

• Sind Sie ein Unternehmertyp?
• Sind Sie bereit, selbst und ständig für Ihr Business einzustehen?
• Sind Sie bereit, finanzielle Risiken einzugehen?
• Verfügen Sie über betriebswirtschaftliches Know-how und genügend Erfahrungen in Ihrem Bereich?
• Sind Sie in der Branche gut vernetzt?

Mitunter bringen Sie diese Voraussetzungen direkt nach einer Ausbildung oder nach einem Studium noch nicht mit. Daher raten Experten, zunächst in einem Angestelltenverhältnis Erfahrungen zu sammeln. Laut einer Studie des Personaldienstleister GULP wagen dennoch 16% aller IT-Selbstständigen direkt nach dem Studium den Schritt in die Selbstständigkeit.

Darüber hinaus ist entscheidend, wie groß die Nachfrage am Markt ist. Daher empfehlen wir Ihnen in jedem Fall, sich zunächst zu informieren, wie die aktuelle Auftragslage in Bezug auf die Fähigkeiten ist, die Sie anbieten können. Hier lohnt sich ein Blick in die Vermittlungsbörsen für IT-Freiberufler wie etengo.de oder gulp.de. Anschließend sollten Sie sich eingehend beraten lassen, beispielsweise bei der Agentur für Arbeit.

Ist ein Businessplan für IT-Freelancer notwendig?

Vordergründig dient der Businessplan dazu, Investoren von der eigenen Geschäftsidee zu überzeugen. Er ist folglich ein Instrument der Kapitalbeschaffung. Zwar benötigen Selbstständige im IT-Bereich in der Regel deutlich weniger Startkapital als andere Gründer, dennoch empfehlen wir Ihnen, einen Businessplan zu erstellen. Denn: Er dient als Planungsgrundlage – sowohl vor, während, als auch nach der Gründung. Im Businessplan erläutern Sie Ihr Vorhaben und definieren Ihre Ziele. So haben Sie alles im Blick und zudem ein schriftliches Überzeugungsinstrument für potenzielle Lieferanten, Vertriebspartner und Kunden. Außerdem können Sie anhand des Geschäftsplans prüfen, ob Sie wirtschaftlich arbeiten und Ihre gesteckten Ziele erreichen.

Zunächst sollten Sie entscheiden, ob Sie sich als Freiberufler oder als Gewerbetreibender selbstständig machen möchten. Ein wesentlicher Unterschied ist, dass Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen müssen, Gewerbetreibende hingegen schon. Nachfolgend erklären wir Ihnen weitere Unterschiede, die es bei der Wahl zu beachten gilt.

Der Gewerbesteuer zu entgehen, klingt zunächst verlockend. Um jedoch als IT-Freiberufler zu gelten, müssen Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Denn eine freiberufliche Tätigkeit in der IT zählt nicht zu den sogenannten Katalogberufen gemäß § 18 Einkommensteuergesetz (EStG), die automatisch den Freiberufler-Status erhalten.

Dennoch haben Sie die Möglichkeit, als katalogähnlicher Beruf eingeordnet zu werden. Das bedeutet, dass eine Artverwandtschaft zu einem der gelisteten Berufe besteht. Eine Artverwandtschaft kann dann hergestellt werden, wenn Ihre berufliche Tätigkeit sowohl hinsichtlich der Ausbildung als auch inhaltlich in wesentlichen Punkten mit dem entsprechenden Katalogberuf vergleichbar ist.

Als Informatiker werden Sie zum Beispiel im Zuge der Einordnung in der Regel mit dem Ingenieursberuf verglichen. Dieser zeichnet sich gemäß der Rechtsprechung unter anderem durch die Planung, Konstruktion und Fertigung technischer Werke sowie überwachende, kontrollierende und rein beratende Tätigkeiten aus. Es genügt allerdings, wenn sich Ihr Tätigkeitsbereich als IT-Selbstständiger auf einen Kernbereich der Ingenieurtätigkeiten konzentriert.

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung rechtlich anerkannter ingenieursähnlicher Aufgaben und Tätigkeiten von IT-Freiberuflern:

• Entwicklung und Konstruktion von Hard- und Software
• Entwicklung von Betriebssystemen und ihre Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden
• rechnergestützte Steuerung, Überwachung und Optimierung industrieller Abläufe
• Aufbau, Betreuung und Verwaltung von Firmennetzwerken und -servern
• Anpassung vorhandener Systeme an spezielle Produktionsbedingungen und Organisationsstrukturen
• Bereitstellung qualifizierter Dienstleistungen, wie etwa Benutzerservice und Schulung
• Netz- und Systemadministration
• Beurteilung der Leistungsfähigkeit von Rechnernetzen
• Bewertung der Energieeffizienz bestehender Systeme
• Beratung und Anfertigung von Entwürfen und Gutachten

Wie funktioniert die Anmeldung Ihrer freiberuflichen IT-Tätigkeit?

Die Anmeldung als Freiberufler erfolgt bei Ihrem zuständigen Finanzamt – entweder schriftlich oder elektronisch über das ELSTER-Portal. Im Anschluss wird Ihnen Ihre Steuernummer zugeteilt. Und: Das Finanzamt entscheidet im gleichen Zug auch über Ihre Anerkennung als Freiberufler.

Wenn Ihr Tätigkeitsbereich vom Finanzamt nicht als freiberuflich eingestuft wird, zählen Sie automatisch als Gewerbetreibender. Typischerweise trifft das auf Unternehmen zu, die produzierende und verarbeitende Tätigkeiten oder Vermittlerdienstleistungen wahrnehmen und Handel betreiben. Insbesondere letzteres erschwert oftmals die Anerkennung von Freiberuflern in der IT, weil IT-Dienstleister häufig auch Geräte und Technik vertreiben sowie Wartung- und Betreuungsarbeiten übernehmen.

Wie funktioniert die Anmeldung Ihres IT-Gewerbes?

Die Anmeldung Ihrer selbstständigen IT-Tätigkeit nehmen Sie beim zuständigen Gewerbeamt vor. Sie kann sowohl vor Ort als auch online erfolgen. Das Anmeldeformular können Sie in der Regel online auf der Seite Ihrer Stadtverwaltung herunterladen. Das Gewerbeamt stellt Ihnen den Gewerbeschein aus.

Ausführlichere Informationen können Sie in unserem Wissensbereich auf der Seite: Gewerbeanmeldung nachlesen.

Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender, Sie müssen gleichermaßen die Einkommenssteuer sowie die Umsatzsteuer entrichten. Nachfolgend erklären wir Ihnen kurz das Wichtigste.

Einkommenssteuer

Wenn Sie Ihre IT-Firma als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft führen, gleich, ob im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit oder eines Gewerbebetriebs, müssen Sie Einkommenssteuer auf Ihre erzielten Gewinne abführen.

Ihre Einkommenssteuer leisten Sie über eine vierteljährliche Vorauszahlung. Der Steuersatz kann jedoch nicht pauschal angegeben werden. Denn mit steigenden Gewinnen erhöht sich auch Ihre Steuerbelastung. Man spricht hier von einem sogenannten progressiven Steuersatz. Mithilfe diverser Online-Tools, beispielsweise dem Lohn- und Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen, können Sie sich Ihre individuelle Steuerbelastung ausrechnen lassen.

Bei Abweichungen von Ihren geleisteten Vorauszahlungen werden vom Finanzamt entsprechende Nachzahlungen gefordert. Deshalb sollten Sie sich um eine möglichst korrekte Einschätzung Ihrer Gewinne bemühen, damit Sie nicht nachträglich in finanzielle Schwierigkeiten geraten.

Eine Ausnahme bilden Kapitalgesellschaften: Kapitalgesellschaften müssen auf Ihren Ertrag statt der Einkommenssteuer eine Körperschaftssteuer entrichten. Seit der Unternehmenssteuerreform 2008 beträgt der Steuersatz hierfür einheitlich 15 Prozent. Zusätzlich wird der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 Prozent erhoben.

Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung

Als Selbstständiger erheben Sie in der Regel eine Umsatzsteuer auf die Umsätze durch den Verkauf von Waren beziehungsweise die Erbringung von Dienstleistungen. In der IT-Branche müssen Sie den vollen Steuersatz von 19 Prozent anwenden, da der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent nur für bestimmte Produkte, beispielsweise Bücher oder Lebensmittel, gilt.

Die Umsatzsteuererhebung verpflichtet Sie auch zur regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung. Die Häufigkeit ist abhängig von der Höhe Ihrer zu entrichtenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr und hat entweder monatlich oder quartalsweise zu erfolgen. Die Voranmeldung wird zudem ausschließlich auf elektronischem Wege an Ihr zuständiges Finanzamt übermittelt (§ 18 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)). Achtung: Als Gründer müssen Sie in den ersten beiden Jahren Ihrer Selbstständigkeit ausnahmslos die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Ab dem dritten Jahr gilt dann die allgemeine Regelung.

Als Selbstständiger in der IT-Branche sind Sie zur Abgabe einer Einkommenssteuer- sowie einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Diese müssen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Dafür können Sie das Angebot des ELSTER-Portals oder jede andere Steuersoftware verwenden.

Als selbstständiger ITler müssen Sie sich frühzeitig um die passende Absicherung kümmern, um Ihre berufliche Existenz zu schützen. Fehler in der IT-Branche können schnell teuer werden. Hier sind einige typische Risiken:

• Datenverlust: Unachtsamkeit oder technische Fehler können zum Verlust sensibler Kundendaten führen.
• Hardwareschäden: Beschädigungen an fremdem Eigentum, etwa bei der Installation oder Wartung, können hohe Kosten verursachen.
• Programmierungsfehler: Ein Fehler im Code kann finanzielle Verluste für Ihre Kunden bedeuten.

Warum eine IT-Haftpflichtversicherung unverzichtbar ist
Falls Sie als IT-Freelancer Schäden verursachen, haften Sie in der Regel mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Eine IT-Haftpflichtversicherung schützt Sie vor diesen finanziellen Risiken und übernimmt die Kosten für berechtigte Schadenersatzansprüche. Dazu gehören:

• Schäden an IT-Systemen und Hardware
• Verluste von Kundendaten
• Falsche Beratung oder Programmierfehler

Darüber hinaus wehrt die IT-Haftpflicht unberechtigte Forderungen ab und unterstützt Sie im Ernstfall auch vor Gericht.

So finden Sie die passende Absicherung
Die passende IT-Haftpflichtversicherung und weitere Versicherungen für IT-Unternehmen finden Sie bei uns. Nutzen Sie einfach unseren Versicherungsvergleich, um passende Tarife führender Versicherer zu finden. Existenzgründer in der IT-Branche profitieren oft von einem Gründerrabatt von bis zu 25 %.

Auch wenn die Nachfrage an IT-Experten ungebrochen hoch ist, Projekte und Kunden werden Ihnen nicht von selbst zufliegen. Gerade deshalb sehen knapp Zweidrittel aller IT-Freelancer die Projektakquise als größte Herausforderung der Selbstständigkeit (Freelancer-Kompass 2020). Folgende Möglichkeiten gibt es, Aufträge an Land zu ziehen:

Vermittlerportale

Analog zu den Jobportalen für Arbeitnehmer gibt es sogenannte Vermittlerbörsen für Selbstständige. In der Regel sind die Basisprofile auf diesen Portalen kostenlos. Wenn Sie bestimmte Zusatzangebote und damit die unter Umständen auch besseren Chancen auf dem Projektmarkt nutzen möchten, können Sie zu Premium-Mitgliedschaften upgraden.

Folgende Plattformen sind auf die Vermittlung von IT-Projekten spezialisiert:

• Dice
• etengo
• Freelancermap
• GULP
• IDM
• KRONGAARD
• people4project
• softwareXperts
• SOLCOM
• get-in-it

Allgemeine Projektvermittlung inklusive IT:

• Instaffo
• Hays
• XING Projekte

Networking

Extrem wichtig zur Auftragsgewinnung ist das persönliche Netzwerk. Gemäß einer Studie der COMPUTERWOCHE wird beinahe die Hälfte aller Projekte durch persönliche Kontakte vergeben (41 Prozent). Das bedeutet für Sie, dass es zu Ihren laufenden Aufgaben gehören wird, dieses Netzwerk zu pflegen und ständig zu erweitern. Nutzen Sie dazu Fachmessen wie beispielsweise die CeBit, besuchen Sie Vorträge und halten Sie vielleicht auch selbst den ein oder anderen Vortrag zu Ihrem Spezialthema. So können Sie sich als Experte einen Namen machen.

Fachliche Leistung

Natürlich ist vor allem Ihr fachliches Können entscheidend für Ihren Erfolg, jedoch sollten Sie die Notwendigkeit von sozialen Kompetenzen und sogenannten Kommunikations-Skills nicht unterschätzen. Nur wenn Sie auf allen Ebenen punkten, wird man Ihre Dienste in Anspruch nehmen.

Um langfristig erfolgreich zu sein, ist es für Sie als IT-Spezialist natürlich von großer Bedeutung, sich ständig fortzubilden, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Die Entwicklung in dieser Branche ist rasant und niemand möchte jemanden beauftragen, der sich mit den neuesten Trends und Programmen nicht auskennt. Ein weiterer Bonus: Sollten Sie Weiterbildungsseminare besuchen, können Sie auch dort Ihr persönliches Netzwerk ausbauen.