E-Rechnung leicht gemacht: Der Leitfaden für Kleinunternehmer
03.01.2025 | Business
Die E-Rechnungs-Pflicht ist da: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, ihre Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch ausstellen und empfangen können. Für viele bedeutet das eine große Umstellung – und vielleicht auch Unsicherheit. Doch keine Sorge! In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht als Kleinunternehmer meistern. Sie erfahren, wer betroffen ist, welche Übergangsfristen Sie nutzen können und welche Tools Ihnen helfen, den Prozess effizient umzusetzen.
- Was ist eine elektronische Rechnung?
- Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Wen betrifft sie?
- Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
- Umsetzung der E-Rechnung: So funktioniert’s in der Praxis
- Auswirkungen der E-Rechnungspflicht auf die Cyber-Sicherheit
- Fazit: Die E-Rechnung als Chance für Kleinunternehmer
- Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
1. Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei müssen die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung erfüllt werden.
Merkmale der E-Rechnung
Strukturiertes Format:
Die E-Rechnung muss gemäß DIN EN 16931 in einem standardisierten und maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt sein. Für Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung effizienter gestalten möchten, bietet diese Standardisierung die Chance, digitale Prozesse im Geschäftsalltag zu integrieren.
Automatisierte Verarbeitung:
Im Gegensatz zu einem PDF oder einer gescannten Rechnung ermöglicht die E-Rechnung die direkte Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Besonders kleine Unternehmen profitieren von der schnellen und präzisen Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Gesetzliche Grundlagen
Gemäß § 14 UStG müssen elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie papierbasierte Rechnungen enthalten. Dazu zählen u. a.:
- Vollständige Namen und Anschriften des Rechnungsstellers und des Empfängers
- Steuernummer oder USt-ID des Rechnungsstellers
- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Netto- und Bruttobeträge sowie der angewendete Steuersatz
Darüber hinaus dürfen E-Rechnungen nur ausgestellt werden, wenn sie den Anforderungen an die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UStG).
2. Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Wen betrifft sie?
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmer in Deutschland für Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmern (B2B-Geschäfte) verpflichtend elektronische Rechnungen ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).Für den Empfang von E-Rechnungen gelten dabei dieselben Vorgaben. Betroffen sind daher:
Unternehmer im Inland:
Sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger müssen in Deutschland ansässig sein (§ 1 Abs. 3 UStG).
Kleinunternehmer (§ 19 UStG):
Auch Kleinunternehmer sind betroffen, wenn sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Sie müssen aber in jedem Fall in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Hierfür genügt jedoch schon ein E-Mail-Postfach (siehe FAQ vom Bundesministerium der Finanzen).
Spezielle Fälle:
Die Pflicht gilt außerdem für:
Umsätze mit dem Reverse-Charge-Verfahren, wenn der Empfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG).
Land- und Forstwirte, die der Durchschnittssatzbesteuerung unterliegen (§ 24 UStG).
Reiseleistungen (§ 25 UStG) und differenzbesteuerte Umsätze (§ 25a UStG).
Steuerfreie Umsätze, z. B. bei Vermietung durch steuerpflichtige Unternehmer (§ 9 UStG).
Besonderheiten und Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 Euro können weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden (§ 33 Satz 4 UStDV).
- Auslandsumsätze: Ist einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, gilt die Pflicht nicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, 2. Halbsatz UStG).
- Miet- oder Dauerrechnungen: Diese müssen nur einmalig als E-Rechnung erstellt werden, wenn keine Änderungen vorliegen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Tz. 45).
3. Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Um die Umstellung reibungslos zu gestalten, empfiehlt es sich, einige Vorbereitungen zu treffen. Hier finden Sie die wichtigsten Schritte:
3.1 Buchhaltungssoftware prüfen und E-Rechnungs-Tool auswählen
Ein Großteil kleiner Unternehmen setzt derzeit auf klassische Rechnungsprogramme, die häufig nur Papierrechnungen oder PDFs erstellen. Ab 2025 muss Ihre Software in der Lage sein, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen. Falls Ihre bisherige Software dies nicht unterstützt, gibt es zahlreiche Anbieter auf dem Markt, die spezialisierte E-Rechnungslösungen für kleine Unternehmen anbieten. Beispiele sind:
- sevDesk: Eine flexible Lösung für KMUs mit E-Rechnungsfunktionen.
- Lexware: Bietet E-Rechnungen als Zusatzfunktion für ihre Buchhaltungssoftware an.
- papierkram: Ist besonders auf die Bedürfnisse von Soloselbstständigen ausgelegt.
Tipp!
Prüfen Sie vorab, ob Ihre Software automatisch die Anforderungen für E-Rechnungen erfüllt und ob Ihre Rechnungen korrekt formatiert sind. Das spart später Zeit und Nerven.
3.2 Formatanforderungen klären: ZUGFeRD oder XRechnung?
Deutschland verlangt zwei kompatible Standards für die E-Rechnung basierend auf der europäischen Norm EN 16931: ZUGFeRD und XRechnung. Diese Formate enthalten spezifische Datenfelder, die zur elektronischen Übertragung und Bearbeitung notwendig sind.
Die beiden Formate unterscheiden sich wie folgt:
| Format | Eigenschaften | Geeignet für |
|---|---|---|
| ZUGFeRD | Kombiniert PDF und XML-Daten | Kleinunternehmen, private Firmen |
| XRechnung | Reines XML-Format, kompatibel mit öffentlichen Systemen | Öffentliche Auftraggeber, Großunternehmen |
3.3 Revisionssichere Archivierung sicherstellen
Nach §14b UStG müssen E-Rechnungen 10 Jahre lang revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass die Daten unveränderbar und sicher aufbewahrt werden müssen. Für Kleinunternehmer bieten Cloud-Lösungen wie DATEV Unternehmen Online oder GetMyInvoices eine einfache Möglichkeit, elektronische Rechnungen sicher zu speichern und bei Bedarf abzurufen.
4. Umsetzung der E-Rechnung: So funktioniert’s in der Praxis
Hier geht es nun an die praktische Umsetzung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt eine E-Rechnung erstellen und empfangen können.
4.1 Erstellung der E-Rechnung im richtigen Format
Rechnungsdaten eingeben:
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Pflichtangaben enthalten sind, wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Empfängerinformationen.
Format wählen:
Erstellen Sie die E-Rechnung entweder im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format. Die meisten Buchhaltungssoftwares bieten inzwischen automatische Formatierungsmöglichkeiten an.
Übermittlung an den Empfänger:
Versenden Sie die E-Rechnung per E-Mail oder über ein sicheres Übertragungsprotokoll. Falls der Empfänger über eine spezielle E-Rechnungsplattform verfügt, kann Ihre Software häufig direkt mit dieser Plattform kommunizieren.
4.2 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Ab 2025 müssen Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu speichern:
E-Mail-Empfang:
In den meisten Fällen erfolgt der Versand von E-Rechnungen per E-Mail im XML-Format.
Archivierung und Organisation:
Speichern Sie alle erhaltenen E-Rechnungen sicher und verwenden Sie eine Cloud-Lösung oder eine revisionssichere Software, um die gesetzliche Archivierungspflicht zu erfüllen.
4.3 Nutzung der Übergangsfristen und Ausnahmen
Die Übergangsfristen bis 2027 und die speziellen Regelungen für Kleinunternehmer bieten einige Vorteile:
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers Rechnungen weiterhin als Papier- oder PDF-Version versenden.
Bis Ende 2027 können Kleinunternehmer mit einem Umsatz von unter 800.000 Euro ebenfalls noch Papierrechnungen versenden.
Mit diesen Fristen können Sie die Umstellung schrittweise angehen und sicherstellen, dass Ihre Prozesse wirklich gut laufen, bevor die vollständige Pflicht im Jahr 2028 greift.
5. Auswirkungen der E-Rechnungspflicht auf die Cyber-Sicherheit
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht steigt auch die Abhängigkeit von digitalen Prozessen und IT-Systemen. Kleinunternehmer müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware nicht nur gesetzeskonform arbeitet, sondern auch vor Cyberangriffen geschützt ist. Hacker nutzen oft Sicherheitslücken in veralteten Programmen oder unsicheren Netzwerken, um auf sensible Daten wie Rechnungsinformationen zuzugreifen.
Eine Cyber-Versicherung ist in diesem Kontext eine sinnvolle Absicherung, um die finanziellen Folgen eines Cyberangriffs – wie Datenverlust oder Betriebsunterbrechung – zu minimieren. Die Umstellung auf E-Rechnungen kann dabei als Gelegenheit gesehen werden, die eigene IT-Sicherheitsstrategie zu überdenken. Ein umfassender Versicherungsschutz gibt Ihnen dabei zusätzliche Sicherheit.
6. Fazit: Die E-Rechnung als Chance für Kleinunternehmer
Die E-Rechnungspflicht mag zunächst wie eine zusätzliche Belastung erscheinen, doch sie bringt erhebliche Vorteile mit sich. Durch die digitale Abwicklung von Rechnungen sparen Kleinunternehmer langfristig Zeit, Ressourcen und Verwaltungskosten. Sehen Sie die Umstellung als Chance, Ihren Betrieb moderner und effizienter aufzustellen.
7. Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Bei Nichteinhaltung können Sanktionen und Bußgelder verhängt werden. Es ist ratsam, die Umstellung rechtzeitig vorzunehmen, um keine unnötigen Kosten zu riskieren.
Die Umstellung auf E-Rechnungen sorgt für weniger Papierkram, spart Kosten und bietet langfristig eine einfachere Verwaltung der Buchhaltung.
Ja, je nach Bundesland gibt es Förderprogramme, die KMUs bei der Digitalisierung ihrer Prozesse unterstützen. Informieren Sie sich bei Ihrer IHK oder einem Förderprogrammberater.
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