Rechnung schreiben leicht gemacht für Freiberufler & Kleinunternehmer

Als Selbstständiger sind Sie nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gesetzlich dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten, nachdem Sie Ihre Dienstleistung erbracht bzw. Ihre Ware geliefert haben, eine Rechnung zu schreiben.

Achtung, neue Regel ab 2025! Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht. Das bedeutet:

• Wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen schreiben, müssen diese elektronisch sein (kein PDF oder Papier mehr).
• Wenn Sie Kleinunternehmer sind, müssen Sie selbst noch keine E-Rechnungen schreiben, aber in der Lage sein, welche zu empfangen. Hierfür reicht jedoch schon ein E-Mail Postfach aus. Mehr Infos zur E-Rechungspflicht für Kleintunernehmer finden Sie in unserem Blogbeitrag.

Achten Sie darauf, Fehler zu vermeiden. Stellen Sie eine inkorrekte Rechnung aus, hat Ihr Kunde das Recht, die Zahlung zu vermeiden. Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen, müssen Sie die Rechnung offiziell stornieren und eine neue, ordnungsgemäße Rechnung inklusive neuer Rechnungsnummer schreiben. Sollte Ihr Kunde bereits bezahlt haben, stellen Sie eine Gutschrift aus (Korrekturrechnung).

Auf Kleinbetragsrechnungen bzw. Quittungen, deren Gesamtbetrag für die geleistete Dienstleistung/gelieferte Ware 250 Euro nicht übersteigen darf, müssen weniger Angaben enthalten sein:

• Ihr vollständiger Name + Adresse (Firmenanschrift)
• Datum der Rechnung
• Umfang & Art der Dienstleistung/gelieferten Ware
• Bruttogesamtbetrag
• enthaltender Steuerbetrag bzw. Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmern

Wichtig: Bei folgenden Kleinbetragsrechnungen gelten die Pflichtangaben einer normalen Rechnung:

• grenzüberschreitender Versandhandel gemäß § 3c UStG
• innergemeinschaftliche Lieferungen gemäß § 6a UStG
• Reverse-Charge-Leistungen gemäß § 13b UStG (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft; hier muss der Kunde eine anfallende Umsatzsteuer übernehmen)

Der Vollständigkeit halber wollen wir Ihnen noch weitere Rechnungsarten vorstellen und jeweils die gesetzlichen Bedingungen kurz erläutern.

Dauerrechnung

Eine Dauerrechnung erstellen Sie für eine Leistung, die Sie mehrfach über einen längeren Zeitraum erbringen, z. B. wenn Sie Fahrzeuge oder Immobilen vermieten. Normalerweise müssen Sie für jede Rate eine eigene Rechnung erstellen, um den jeweiligen Vorsteuerabzug beim Finanzamt einzureichen. Um diesen bürokratischen Aufwand so gering wie möglich zu halten, können Sie deshalb eine Gesamtrechnung – die sogenannte Dauerrechnung – erstellen. Diese muss dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung gemäß § 14 UStG enthalten.

Abo-Rechnung

Ähnlich wie bei der Dauerrechnung, wird die Abo-Rechnung für eine wiederkehrende Leistung erstellt. Jedoch müssen Sie hier für jede im Zeitraum erbrachte Leistung eine eigene Rechnung schreiben (z. B. Mobilfunkvertrag).

Damit Sie nicht jedes Mal eine Rechnung per Hand schreiben müssen, gibt es nützliche Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Hier einige beliebte Lösungen:

• Lexoffice – Einsteigerfreundlich mit automatischem Steuerabgleich.
• sevDesk – Ideal für Freiberufler mit einfacher Bedienung.
• Billomat – Erlaubt es, Rechnungen per App zu erstellen und zu versenden.
• Debitoor – Besonders gut für Kleinunternehmer, da intuitive Benutzerführung.
• FastBill – Praktisch für Selbstständige, die viele Rechnungen und Belege verwalten müssen.
• Papierkram – Besonders für kleine Unternehmen und Freelancer geeignet, mit Buchhaltungsfunktionen.

Viele dieser Tools bieten automatische Vorlagen, Steuerberechnungen und Mahnfunktionen, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können, anstatt sich mit der Buchhaltung herumzuschlagen.